Die richtige Eventlocation: Ein Leitfaden zur erfolgreichen Veranstaltung

In der Geschäftswelt spielt die Auswahl der passenden Eventlocation eine entscheidende Rolle für den Erfolg einer Veranstaltung. Die Wahl einer sorgfältig ausgewählten Location kann den Ton für das gesamte Event setzen und einen bleibenden Eindruck bei den Teilnehmenden hinterlassen. Doch wie findet man die perfekte Location und wo soll man mit der Planung beginnen? Ein Einstieg ins Eventplanning.

1. Definition der Anforderungen

Bevor die Suche nach einer Eventlocation beginnt, muss man sich bewusst werden, welche Anforderungen sie erfüllen soll. Dabei sollten Faktoren wie die Anzahl der Teilnehmenden, der Veranstaltungszweck, das Budget, die Lage und die gewünschte Atmosphäre berücksichtigt werden. Möchte man eine formelle Konferenz abhalten, ein informelles Networking-Event organisieren oder einen Produktlaunch durchführen? Sobald die Anforderungen klar definiert sind, kann gezielt nach Locations gesucht werden, die den Bedürfnissen entsprechen.

2. Gründliche Recherche

Im nächsten Schritt kann die Suche nach potenziellen Eventlocations beginnen. Es lohnt sich, auf mehreren Ebenen zu recherchieren und sowohl Onlineressourcen als auch persönliche Empfehlungen von Geschäftspartner:innen oder Kolleg:innen mit einzubeziehen. Spezialisierte Websites und Plattformen bieten einen ersten Überblick, anhand dessen man die Auswahl einschränken kann. Wichtig: Alle Entscheidungen mit Notizen zu dokumentieren, um sicherzustellen, dass die definierten Kriterien erfüllt werden. 

3. Persönliche Besichtigung vor Ort

Eine persönliche Besichtigung der potenziellen Eventlocations ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass sie allen Ansprüchen gerecht wird. Besichtigungstermine sollten vorab vereinbart und mit ausreichend Zeit eingeplant werden, um die Räumlichkeiten vollständig erkunden zu können. Dabei ist auf Aspekte wie die Grösse und Ausstattung der Räume, die technischen Möglichkeiten (z. B. Audio- und Videotechnik), die Qualität des Caterings und die Parkmöglichkeiten zu achten. Besonders wichtig ist, dass die Location den gewünschten Eindruck vermittelt und eine angenehme Atmosphäre für die Veranstaltung bietet.

Die Wahl einer sorgfältig ausgewählten Location kann den Ton für das gesamte Event setzen und einen bleibenden Eindruck bei den Teilnehmenden hinterlassen.

4. Berücksichtigung logistischer Aspekte

Bei der Auswahl einer Eventlocation sind auch logistische Aspekte zu berücksichtigen. Wie können Teilnehmende die Location erreichen? Wie viele Parkplätze müssen vorhanden sein? Wie sieht die ÖV-Anbindung aus? Zudem ist zu prüfen, welche Art der Barrierefreiheit die Räumlichkeiten bieten müssen und ob in der Nähe Unterkünfte für auswärtige Gäste zur Verfügung stehen. Diese logistischen Überlegungen entscheiden darüber, wer an der Veranstaltung teilnimmt und wie reibungslos sie abläuft. 

5. Verhandlung der Vertragsbedingungen

Sobald eine geeignete Eventlocation gefunden wurde, ist es an der Zeit, die Vertragsbedingungen unter die Lupe zu nehmen. Dabei sollte besonderes Augenmerk auf finanzielle Aspekte wie Mietkosten, eventuelle zusätzliche Gebühren (z. B. für Reinigung oder technische Ausstattung) und Stornierungsbedingungen gelegt werden. Es ist ratsam, alle Vereinbarungen schriftlich festzuhalten, um Missverständnisse zu vermeiden.

6. Weitere Dienstleister

Sind die Vertragsbedingungen zufriedenstellend, sodass man diesen erfolgreich zustimmen konnte, kann man sich den Details widmen. Braucht man ein spezielles Set-up? Oder vielleicht sogar Dekoration, die zur Thematik des Events passt? Welche Dienstleistungen bietet die Location selbst und welche müssen extern erfolgen? Achtung: Bisweilen verlangen gewisse Locations, dass für eine bestimmte Dienstleistung auf ihre externen Partner zurückgegriffen wird. Gerade bei Budgetfragen sollte dies vorab gründlich geklärt werden.

Die Auswahl der richtigen Eventlocation erfordert sorgfältige Planung, gründliche Recherche und genügend Zeit. Indem die oben genannten Schritte befolgt und die Anforderungen klar definiert werden, kann sichergestellt werden, dass die geschäftliche Veranstaltung erfolgreich verläuft und einen bleibenden Eindruck hinterlässt.